Seyahat Giderleri

SEHAYAT GİDERLERİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Öğretim Üyesi Yetiştirme Programına İlişkin Usul ve Esasların 13.maddesi gereğince; seyahat giderleri; ÖYP araştırma görevlilerinin yılda toplam 15 günü aşmayacak şekilde yurtiçi ve yurtdışı bilimsel amaçlı toplantılara katılımları için ödenen miktarlardır.

Bu kapsamda İstanbul Üniversitesi Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı Uygulama Yönergesinin 18.maddesi uyarınca, ÖYP araştırma görevlileri çalışma alanları ile ilgili olarak inceleme, araştırma ve uygulama yapmak, uluslararası düzeyde deneyimini artırmak ve bilimsel toplantılara katılmak üzere yurt içinde veya yurt dışında görevlendirilebilir. ÖYP araştırma görevlileri,  sözlü veya poster bildiri sunmaları şartıyla bilimsel toplantılara katılabilir. ÖYP araştırma görevlisi yılda yol dahil 15 günü aşmayacak süreyle seyahat giderleri kapsamında ÖYP bütçesinden desteklenebilir.

ÖYP araştırma görevlisinin bütçe kullanmaya başlaması için YÖK tarafından kaynak aktarımının yapılmış olması gereklidir.

Seyahat ve Proje giderleri arasında aktarma yapılamaz. Ancak yurtiçi bilimsel toplantılardaki katılım ücreti proje giderleri kapsamında ödenmektedir.

ÖYP araştırma görevlilerinin öğrenim süreleri Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinde belirlenen azami öğrenim süreleridir. Söz konusu Yönetmelikte belirlenen azami öğrenim sürelerine eklenen sürede alınan bilimsel hazırlık eğitimi süreleri boyunca ÖYP kapsamında verilen desteklerden (proje-seyahat giderlerinden) faydalanamaz.

ÖYP Seyahat giderleri bütçesi;

25.02.2015 tarihli YÖK Yürütme Kurulu Kararı öncesi aktarım yapıldı ise, yüksek lisans için 10.000.-TL,  doktora için 20.000.-TL ve bütünleşik doktora için 30.000.-TL’dir.

01.04.2015 tarihli YÖK Yürütme Kurulu Kararı ile yeniden belirlenen aktarım miktarları yüksek lisans için 3.000.-TL,  doktora için 7.000.-TL ve bütünleşik doktora için 10.000.-TL’dir.

07.03.2017 tarihli YÖK Yürütme Kurulu Kararı ile yeniden belirlenen aktarım miktarları ise, yüksek lisans için 2.000.-TL, doktora için 4.000.-TL ve bütünleşik doktora için 5.000.-TL’dir.

Talep, Başvuru ve Değerlendirme;

ÖYP araştırma görevlisine proje ve/veya seyahat giderleri kapsamında yapacakları ilk talep başvurularında yüksek lisans ve doktora düzeyinde ayrı olmak üzere proje numarası verilir. Bu ve bundan sonraki talepleri aynı proje numarası ile takip edilir. Proje numarası için aşağıda yazan belgelerin bir defaya mahsus olarak getirilmesi gerekmektedir.

 Proje Numarası için gerekli belgeler: 

Öğrenci belgesi (içinde bulunulan yarıyıla ait olmalı ve yeni bir talep durumunda içinde bulunulan yarıyıla göre güncellenmelidir)

Tez başlığı kabulü (Kabule ilişkin Enstitü Yönetim Kurulu kararı, herhangi bir değişiklikte güncellenmelidir)

Tez önerisi ve tez önerisinin kabulüne ilişkin belge (Danışman ve ÖYP araş.gör.tarafından her bir sayfası paraflı ve son sayfası imzalı olmalı ve herhangi bir değişiklikte güncellenmelidir)

Seyahat giderleri talebinde bulunacak ÖYP araştırma görevlisi, Seyahat Talep Formunu doldurarak, aşağıda belirtilen belgelerle birlikte her ayın 20 si saat 16:00 ya kadar ÖYP Koordinatörlüğüne başvurur.

Başvurular,  ÖYP Komisyonu tarafından ÖYP bütçesi de göz önünde bulundurularak kanunlar ve ilke kararlar doğrultusunda başvuru yapılan ayın 21’i ila 31’i arasında değerlendirilir. Sonuçlar takip eden ayın birinci gününden itibaren ÖYP Koordinatörlüğünden öğrenilir. Talepleri uygun bulunanlar,  görevlendirme oluru için görevli olduğu Fakülte aracılığı ile gerekli işlemleri başlatır. (isterlerse onaylanmış Seyahat Talep Formunu ÖYP Koordinatörlüğünden talep edebilirler)

Talep için gerekli belgeler:

Seyahat Talep Formu (eksiksiz olarak doldurulmalı, Bölüm/anabilim dalı başkanı, danışman ve araş.gör.tarafından imzalı olmalı)

Davet Yazısı veya Kabul Belgesi (danışman ve araş.gör.tarafından imzalı olmalı)

Varsa Poster/Bildiri Özeti (danışman ve araş.gör.tarafından imzalı olmalı)

Eğer Poster/Bildiri Özeti Yabancı Dilde ise Türkçe Tercümesi (danışman ve araş.gör.tarafından imzalı olmalı)

Yurtiçi/Yurtdışı bilimsel etkinliklere katılmak amacıyla yapılan seyahat giderlerine ilişkin harcamalarda 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümleri geçerlidir.

Görevlendirmeye ilişkin ödeme yapılabilmesi için görevlendirme olurunda “yolluk, (yurt içinde uçak ile gidilecek ise alınan karar ve onayda uçak ile şeklinde belirtilmesi), varsa transfer, yevmiye, katılım ücreti, konaklama giderleri ÖYP bütçesinden ödenmek üzere” ifadesinin yer alması gerekmektedir.

Görevlendirme oluru olmayan veya ÖYP koordinatörlüğüne talepte bulunmadan görevlendirme oluru alan ÖYP araştırma görevlilerinin seyahat ödemeleri yapılmaz.

Söz konusu seyahatini gerçekleştiren ÖYP araştırma görevlisi  görevlendirme olurunda yer alan harcamalara ilişkin aşağıdaki belgelerle ÖYP Koordinatörlüğüne başvururlar.

Belgeler:

Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi: Söz konusu seyahat ile ilgili  görevlendirme olurunda belirtilen ve belgelendirilen harcamalara ilişkin olarak 2 nüsha doldurulmuş bildirim formu.

Yurt dışı görevlendirmeler, ÖYP koordinatörlüğünde doldurulacaktır.

Yurt içi görevlendirmeler, araştırma görevlisi tarafından e-devlet üzerinden doldurulacaktır.

Görevlendirme Oluru: Söz konusu seyahate ilişkin fakülte sekreteri tarafından onaylanmış 2 nüsha görevlendirme oluru. Yurt içi seyahatlerde katılım ücreti var ise 4 nüsha olmalıdır.

Pasaport fotokopileri: Pasaportun resimli sayfası ile yurttan çıkış ile yurda giriş mührünün yer aldığı sayfaların fotokopilerinden 2’şer nüsha.

E-bordo veya eş değer belge: İstanbul Üniversitesinden maaş aldığına ilişkin kadro derecesinin de yer aldığı elektronik bordro veya belgeleyen yazı (2 nüsha).

Yol bileti: Araştırma görevlisi adına düzenlenmiş, hizmeti veren şirket tarafından antetli kağıtlarına basılmış kaşeli imzalı bilet veya elektronik bilet (2 nüsha) (“fatura yerine geçer/elektronik bilet izni alınmıştır”ibaresi yer alan). Faturada uçuş bilgileri yer almıyor ise, faturadaki bilet numarası ile eşleşen uçuş bilgilerinin yer aldığı belgede eklenmelidir.  Söz konusu bilet ve belge yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme.

Varsa Geçerli Transfer Bileti : Görevlendirme olurunda belirtilen güzergaha ve tarihe ilişkin bilet. Söz konusu bilet yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme.

İkametgah-Seyahat noktası-Görev Yeri arasındaki ulaşım belgesi: Görevlendirme olurunda belirtilen seyahat noktası ile ikametgah ve görev yerine ulaşımda kullanılan belge (2 nüsha). Söz konusu belge yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme.

Katılım Faturası: Katıldığı bilimsel etkinliğe ilişkin araştırma görevlisi adına düzenlenmiş, kaşeli imzalı katılım faturasının aslı ve fotokopisi. Söz konusu belge yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme. Bilimsel etkinlik yurt içinde;

Bir dernek tarafından düzenlenmiş ise, imzalı, kaşeli dernek alındı belgesi ile birlikte ödemenin yapıldığına dair antetli bir yazı da olmalıdır.

Bir yükseköğretim kurumu tarafından düzenlenmiş ise, ödemeye ilişkin banka dekontu aslı gerekmektedir.

Katılım Belgesi: Katıldığı bilimsel etkinliğe ilişkin araştırma görevlisi adına düzenlenmiş, fakülte sekreteri tarafından “ASLI GİBİDİR” ibaresi ile onaylanmış 2 nüsha katılım belgesi. Söz konusu belge yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme. Bilimsel etkinlik yurt içinde ise ve katılım ücreti ödemesi var ise 4 nüsha katılım belgesi ve 4 nüsha tercüme olmalıdır.

Konaklama Faturası: Giriş, çıkış tarihleri ile birlikte kaç gece konaklama yapıldığına ilişkin bilgilerin yer aldığı imzalı, kaşeli fatura aslı ve fotokopisi. Söz konusu belge yabancı dilde ise, 2 nüsha olarak tercümeyi yapan tarafından imzalanmış tercüme.

Değerlendirme Raporu: Katıldığı bilimsel etkinliğe ilişkin danışman ve araştırma görevlisi tarafından imzalanmış 1 nüsha rapor.  Bilimsel etkinlik yurt içinde ise ve katılım ücreti ödemesi var ise 2 nüsha rapor.

SEYAHAT HARCAMA BELGELERİ VE BİLDİRİM FORMUNA İLİŞKİN ÖNEMLİ HUSUSLAR

YURTİÇİ/YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU İŞLEMLERİ

Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirim Formu, ÖYP araştırma görevlisinin katıldığı bilimsel etkinlik için yaptığı seyahat harcamalarına ilişkin kendi beyanıdır.

Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Bildirim Formu, E-devlet (http://www.turkiye.gov.tr) üzerinden  doldurulmaktadır.

Bildirim formu, hatasız ve doğru şekilde 2 nüsha olarak doldurularak bildirim sahibi tarafından imzalanır. İlgili beyan formunun doldurulması ile ilgili hususlar şunlardır.

Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirim Formu için tıklayınız…

Doldurulmuş örnek form için tıklayınız…

İkametgah-Seyahat noktası-Görev Yeri arasındaki ulaşım belgesi: Kullanılan ulaşım aracına ait geçerli belgenin beyandaki doğruluğunun kanıtı açısından alınması faydalı olacaktır. İkametgâh veya görev yeri ile otogar veya havaalanı arası hareket için kullanılabilmektedir.

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne göre; “taksi ile yapılan seyahatlerde (belediye hudutları dâhilindeki taksi ücretleri hariç) fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişinin ödeme belgesine bağlanması gerekir”  ifadesi yer almaktadır.

Yolluk Bildirim Formunda;

“Otogar/Havaalanı – İkametgâh

İkametgâh – Otogar/Havaalanı” olarak belirtilmelidir.

Otobüs Biletleri:

Yurtiçi görevlendirmelerde, ilgili görevlendirme olurunda  “uçak ile” ifadesi yer almadıkça otobüsle ulaşım esastır.

Özel otomobil ile seyahatte kullanılan benzin tutarına ilişkin beyan söz konusu değildir. Harcırah Kanunu (madde 27)

Otobüs bileti olmayan durumlarda “İstanbul’dan Diğer İllere Harcıraha Esas Alınan Ortalama Ücret” üzerinden ödeme yapılmaktadır.

İstanbul’dan Diğer İllere Harcıraha Esas Alınan Ortalama Ücret tablosu 

Uçak biletleri:

İsme düzenlenmiş, havayolu şirketi tarafından antetli kağıtlarına basılmış kaşeli imzalı bilet veya elektronik bilet ödeme için gereklidir.

Elektronik bilet ise “334 no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca fatura yerine geçer.” İbaresinin bulunduğu kağıt çıktısı ödeme için geçerlidir.

Üzerinde “Elektronik Bilet Bilgisi” yazan çıktılar ve e-mail çıktıları elektronik bilet değildir ve fatura yerine geçmezler. 

Yurtiçi gündelik/yevmiye:

Harcırah Kanunu gereğince; yurtiçi gündeliklerinin miktarı her yıl bütçe kanunları ile belirlenir.

6245 sayılı Harcırah Kanunu gereğince; yurtiçi gündeliklerinin miktarı her yıl bütçe kanununa ekli (H) cetvelindegörev, unvan, ek gösterge ve dereceler esas alınarak tespit edilmektedir.

10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu Hükümleri Uyarınca (Yurtiçi) Verilecek Gündelik ve Tazminat Tutarları (H Cetveli)

Günübirlik görevlendirme ve seyahatlerde gündelik oransal olarak hesaplanmalıdır.

Harcırah Kanununa göre (madde 39): “Resmi bir görevle memuriyet mahalli içinde bir yere gönderilenlere gündelik verilmez. Geçici bir görevle memuriyet mahalli dışındaki bir yere gönderilenlerden, buralarda ve yolda öğle (saat 13:00) ve akşam (saat 19:00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik verilir.”

Yurtdışı gündelik/yevmiye:

Harcırah Kanununa göre (madde 34):

Yurtdışı gündeliklerinin hesaplanmasında esas alınacak cetvel her yıl Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenir.

Yurtdışı Gündeliklerin Hesaplanmasında Esas Alınacak Karar ve Cetvel

Yurtdışına çıkışlarda seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü için ödenecek ücretler, o ülkeye ilişkin gündelik miktarının %50 artırılması suretiyle hesaplanır.

Yurtdışı yevmiye hesabında söz konusu döviz tutarının; bildirim formunun doldurulduğu gün Merkez Bankası (www.tcmb.gov.tr) döviz satış kuru baz alınarak TL karşılığı beyan edilmelidir.

K.K.T.C gündeliklerinde %50 artırımlı gündelik hesaplanmaz.

Katılım ücretinin yatırıldığına ilişkin fatura/belge:

Banka dekontu veya internet bankacılığı dekont çıktısı ödeme için yeterli değildir. Bu nedenle, isme düzenlenmiş fatura ibrazı gerekmektedir.

Ancak, konaklama gideri ve katılım bedeline ilişkin tutarlar tek faturada yer alacaksa,  katılım bedeli ve konaklama bedelinin fatura üzerinde ayrı ayrı belirtilmesi gerekmektedir

Yurtiçi konaklama:

Konaklama giderine ilişkin fatura bulunmadıkça konaklama gideri ödenmez.

Ödeme için isme düzenlenmiş, konaklanan gün sayısı ile giriş-çıkış tarihlerinin belirtildiği kaşe ve imzalı fatura gerekmektedir. Bir gecelik konaklama ücreti, bir günlük yevmiyenin %50 artırımlı olarak hesaplanan tutarından fazla olamaz. Bir gecelik konaklama ücreti;

%50 artırımlı yevmiyenin altında ise fatura baz alınarak,

%50 artırımlı yevmiyenin üzerinde ise %50 artırımlı yevmiye kadar ve en en fazla 10 gün için ödenir.

 Örneğin; 2014  yılı için günlük yevmiye 30.- TL ise, bir gecelik konaklama için ödenecek tutar: 30.00TL+ (30.00TL x %50) = 45.00TL’yi aşamaz.

Yurtdışı konaklama:

Yurtdışına çıkışlarda seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü için ödenecek ücretler, o ülkeye ilişkin gündelik miktarının %50 artırılması suretiyle hesaplanır.

Seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü ile sınırlı olmak kaydıyla yurtdışında yatacak yer temini için ödedikleri ücretleri fatura ile belgelendirenlere, faturada gösterilen günlük yatak ücretinin yukarıdaki şekilde artırımlı olarak hesaplanan yevmiyenin %40’ını aşması halinde aşan kısmın %70’i ayrıca ödenir.

Örneğin; Bir günlük yurtdışı yevmiye: 80 Euro, 1 gecelik konaklama tutarı: 100 Euro

80 x 1,5   = 120 Euro (% 50 artırımlı yevmiye-fatura tarihindeki kur üzerinden hesaplanan )

120 x 0,4 = 48 Euro (% 50 artırımlı yevmiyenin % 40‘ı)

100 – 48  = 52 Euro (Bir gecelik otel ücreti Otel ücretinin Gündeliğin %40’ını aşan kısmı)

52 x 0,7  = 36,4 Euro (Aşan Kısmın %70 i olan Günlük fark)

36,4 x 10 = 364 Euro (Ayrıca ödenecek 10 günlük otel ücreti-

10 günden fazla ödeme yapılamaz.